Umbótastarf
Verkefnastofa tilheyrir þróunarsviði. Hlutverk verkefnastofu er að styðja við lykilverkefni framkvæmdastjórnar og vinna með stjórnendum og starfsfólki að umbótum þvert á spítalann. Unnið er eftir stefnu og starfsáætlun Landspítala.
Hugmyndafræði straumlínustjórnunar (Lean Healthcare) og skilvirk verkefnastjórnun er höfð að leiðarljósi í allri vinnu á verkefnastofu, þar sem markmið er að bæta þjónustu, auka gæði og öryggi sjúklinga og starfsfólks en um leið að minnka sóun í kerfinu.
Umbótastarf á Landspítala myndbönd (Facebook)
Umbótaskólinn
Verkefnastofa hefur umsjón með Umbótaskóla Landspítala í samstarfi við gæða- og menntadeild. Umbótaskólinn er opinn öllum starfsmönnum spítalans þar sem þeir fá fræðslu og þjálfun í stöðugum umbótum. Myndin hér að neðan sýnir yfirlit yfir umbótaskólana þrjá:
Umbótaskóli grunnur er grunnfræðsla fyrir allt starfsfólk Landspítala um öryggi, gæði og stöðugar umbætur og byggir á lean 01 þar sem áhersla var á að fræða starfsfólk um hugmyndafræði lean (straumlínustjórnun).
Markmið námskeiðsins er að auka þekkingu starfsfólks á öryggi og gæða- og umbótastarfi innan spítalans og kynna ýmis tól sem notuð eru til að tryggja öryggi, gæði og stöðugar umbætur.
Námskeiðið varð til við sameiningu umbótaskóla 101 og 102, en umbótaþjálfun Landspítala er í stöðugri endurskoðun. Öll okkar umbótanámskeið byggja á fyrri lean námskeiðum þar sem áhersla var á að fræða starfsfólk um hugmyndafræði lean (straumlínustjórnunar).
Námskeiðið skiptist í þrennt:
- Rafrænn hluti þar sem horft er á nokkur kennslumyndbönd (2 klukkustundir)
- Stutt verkefni sem skilað er til leiðbeinenda (2 klukkustundir)
- Staðlota þar sem farið er í umræður og gerð verkefni sem byggja á rafræna efninu (2 klukkustundir)
- Heildartími sem þátttakendur þurfa að verja í námskeiðið er 6 klukkustundir
Efnistökin sem farið er yfir eru:
- Gæði og öryggi í starfsemi Landspítala
- Nýsköpun
- Atvik sem uppspretta umbóta
- Umbótaferli Landspítala
- Sjónræn stjórnun, öryggiskross og umbótatöflur
- Sóun, virðisgreining og ÁfrAM hringurinn
- Staðlað verklag, gæðahandbók og samfella í þjónustu
- Áhættumat og hvernig það getur nýst til að bæta þjónustu
- Mikilvægi skýrra samskipta
Umsjón með námskeiði:
Marta Jóns Hjördísardóttir, hjúkrunarfræðingur og verkefnastjóri verkefnastofu, verkefnastofa@landspitali.is
Umbótaþjálfun framhald (201) er fræðsla og þjálfun starfsmanna sem hafa áhuga og stuðning sinna yfirmanna til að vinna að umbótaverkefnum, m.a. verkefnastjóra, gæðastjóra og aðstoðardeildarstjóra. Umbótaþjálfunin byggir á þeim grunni sem umbótaþjálfun grunnur hefur lagt og því nauðsynlegt að starfsmenn hafi lokið því fyrir umbótaþjálfun framhald.
Umbótaþjálfun framhald stendur yfir í 3-4 mánuði og byggir á rafrænni fræðslu, staðarlotum og verkefnavinnu á heimadeild með stuðningi verkefnastjóra frá gæðadeild og verkefnastofu. Upplýsingum er miðlað til starfsfólks í gegnum Teams. Námskeiðið hefst á upphafsfundi og síðan eru 3 staðarlotur á u.þ.b. 3ja vikna fresti. Starfsfólk fær um 3 vikur á milli staðarlota til að kynna sér rafrænt efni og vinna í hópum að verkefni.
Efnistökin sem farið er yfir eru:
Stöðugar umbætur og straumlínustjórnun
- Landspítalaleiðin og grunnur að góðu umbótastarfi
- Umbótaferli Landspítala, forgangsröðun verkefna, verkefnastýring og eftirfylgd
- 5S, sjónræn stjórnun og umbótatöflur
- Staðlað verklag
- Teymisvinna
- Breytingastjórnun
- Hlutverk umbótaþjálfara
- Verkfærakista umbóta
- Vinnustofur
Gæði og öryggi í starfsemi Landspítala
- Öryggis-, umbóta- og gæðamenning
- Sjúklingamiðuð þjónusta
- Gæðastefna og gæðakerfi
- Gæðahandbók
- Gæðastaðlar – umfjöllun um hvern og einn
- Skráning, gögn og mælikvarðar
- Atvikastýring og rótargreiningar
Umbótaþjálfun stjórnenda stendur yfir í um 3 mánuði og byggir á rafrænni fræðslu, staðarlotum og verkefnavinnu á heimadeild með stuðningi verkefnastjóra frá gæðadeild og verkefnastofu.
Upplýsingum er miðlað til starfsfólks í gegnum Teams. Þrjár staðarlotur eru haldnar með 3-4ra vikna fresti og á milli staðarlota er ætlast til að stjórnendur í þjálfun kynni sér rafrænt efni og vinni í hópum að afmörkuðu verkefni.
Efnistökin sem farið er yfir eru:
Stöðugar umbætur, straumlínustjórnun og verkefnastjórnun
- Landspítalaleiðin og grunnur að góðu umbótastarfi
- Umbótaferli Landspítala og forgangsröðun verkefna
- 5S, sjónræn stjórnun og umbótatöflur
- Staðlað verklag
- Teymisvinna
- Breytingastjórnun
- Hlutverk umbótaþjálfara
Gæði og öryggi í starfsemi Landspítala
- Öryggis-, umbóta- og gæðamenning
- Sjúklingamiðuð þjónusta
- Gæðastefna og gæðakerfi
- Gæðahandbók
- Gæðastaðlar – umfjöllun um hvern og einn
- Atvikastýring og rótargreiningar
Verkefnastofa
Landspítali hóf lean vegferð sína árið 2011 til að efla umbótamenningu spítalans. Lean (straumlínustjórnun) eða stöðugar umbætur eins og þetta er oft kallað, fjallar um það að skoða og setja þarfir sjúklingsins í öndvegi, eyða sóun, bæta flæði og jafna álag. Stöðugar umbætur er mikilvægur þáttur í stefnu Landspítala og allir eiga að velta fyrir sér hvað við getum gert betur í dag.
Landspítali fékk ráðgjöf og fræðslu frá McKinsey í upphafi. Í nóvember 2011 var farið af stað með þrjú umbótaverkefni skv. lean aðferðafræðinni:
- Innlagnir frá bráðamóttöku á lyflækningadeildir
- Innskriftarferli fyrir elektívar aðgerðir
- Ferli frá töku og/eða ákvörðun um töku blóðsýnis á bráðamóttöku til móttöku sýnis á rannsókn
McKinsey annaðist fræðslu fyrir þátttakendur í umbótaverkefnunum og veitti ráðgjöf í umbótavinnunni. Öll verkefnin tókust vel og gáfu kraft fyrir næstu skref í umbótavegferðinni.
Fræðsla McKinsey var síðan nýtt sem grunnur fyrir lean skólann (síðar umbótaskólann) sem hófst með lean þjálfun 2012-13. Umbótaskólinn varð síðan þessar fjórar meginlínur frá árinu 2016 (Umbótaskólinn), þ.e.:
- Lean 01
- Lean 02
- Lean 03
- Lean 04
Gæðastjórnun, gæðastöðlum og fleiri þáttum í gæða- og öryggismenningu var fléttað inn í umbótaskólann 2021 og nöfnum á fræðslulínum breytt, sbr. Umbótaskólann (tengill).
McKinsey kynnti okkur ýmis verkfæri, s.s. virðisgreiningu, sóun, forgangsröðun verkefna o.fl. Þau hafa öll verið nýtt í umbótastarfi okkar síðan með aðlögun að starfi spítalans.
Virginia Mason Institute hefur aðstoðað Landspítala frá 2013 með ýmsu móti. Framkvæmdastjórn fór í heimsókn til þeirra og lean þjálfara hópur einnig. Þá hefur ráðgjafi okkar, Chris Backous, haldið sex 3P (Process – Production - Preparation) vinnustofur sem undirbúning fyrir nýjar byggingar á Landspítalalóð, eina RPIW (Rapid Process Improvement Workshop) vinnustofu og nokkur fræðsluerindi auk ómetanlegrar ráðgjafar. Þannig bættust við fleiri umbótatól í verkfærakistu okkar.
Höfum leitað eftir þekkingu og ráðgjöf víðar, m.a. fóru nokkrir hópar til Karolinska í Svíþjóð að kynna sér lean vinnu þeirra og framkvæmdastjórn heimsótti Cincinatti Children‘s hospital og stöðumat var innleitt í kjölfar þess.
Ráðgjafar komu einnig frá Íslandi og var 5S (Sortera – Staðsetja – Snyrta – Staðla – Styðja) innleitt á spítalinn í kjölfar fræðslu og ráðgjafar Viktoríu Jensdóttur árið 2012.
Umbótaverkefnin hafa leitt til ýmissa breytinga sem hafa þroskast með starfseminni, s.s. árangursmælar á bráðamóttöku, skjáborð, umbótatöflur og gemba eða vettvangsskoðun.
Á verkefnastofu er unnið eftir stöðluðu umbótaferli þar sem ýmis tæki og tól eru notuð, sjá mynd:
Mikil áhersla er lögð á forgangsröðun verkefna og tryggja að viðeigandi verkefni rati inná borð verkefnastofu, sjá nánar undir „verkefnaskrá“. Þegar búið er að ákveða verkefni hefst undirbúningur og síðan er farið í greiningarvinnu. Út frá gögnum er síðan valin hvaða leið eigi að fara við að framkvæma umbótaverkefnið. Framkvæmdin felst síðan í að innleiða umbæturnar og að fylgja þeim eftir með því að festa umbætur í sessi.
Verið er að útbúa gæðaskjal þar sem verður hægt að fá nánari leiðbeiningar um umbótaferli Landspítala og verkefnastjórnun. Um leið og skjalið verður tilbúið verður það sett hér inn.
Verkefnastofa hefur komið sér upp verkfærakistu umbóta sem er aðgengileg hér að neðan:
- ÁfrAM hringurinn - PDCA (PowerPoint)
- A3 sniðmát (Excel)
- Verkefnaáætlun - sniðmát (Word)
- Fundargerðir - sniðmát (Word)
- Fiskibeinarit (ekki tilbúið)
- Virðisgreining (Excel)
- Forgangsmatrixa - sniðmát (Word)
- Öryggiskrossinn (Excel)
Verkefnastjórnun er ákveðin aðferðafræði sem notuð er til að stýra skilgreindum verkefnum. Verkefnastjóri hefur það hlutverk að samhæfa og stýra þeirri vinnu sem fram fer á líftíma verkefnisins. Í verkefnastjórnun eru notuð ýmis verkfæri svo sem verkefnaáætlun, ýmsar greiningar og fundargerðir til að halda utan um verkefnið.
Verkefnastjórnun grundvallast á þremur þáttum: þekkingu á aðferðafræði og skipulagi, leiðtogahæfileikum og áunninni reynslu.
Hugtakið verkefni byggir á ákveðin skilgreiningu sem fyrst og fremst miðast við afmörkun. Verkefni hefur skilgreint upphaf og endi, skilgreind markmið, oft á tíðum skilgreindan fjárhagsramma og krefst aðfanga. Mörg verkefni eru þverfagleg í þeim skilningi að þau ná yfir fleiri en eitt svið eða deildir og þarfnast því samþættingar ólíkra þátta. Verkefnastofa sinnir helst verkefnum sem flokkast sem stór þverfagleg verkefni..
Fjölmörg verkefni eru í gangi á Landspítala á hverjum tíma, nauðsynlegt er að halda utan um þau með verkefnaskrá. Verkefnaskrá er safn verkefna og/eða verkefnastofna, þar er hægt að sjá stöðu verkefna og hver ber ábyrgð á þeim. Verkefnastofn er röð afmarkaðra, innbyrðis tengdra verkefna sem hafa sameiginleg markmið. Verkefni sem tengd eru dag- og göngudeildum eru dæmi um verkefnastofn á Landspítala. Verkefnastofa sér um að halda utan um verkefnaskrá Landspítala.
Mikilvægt er að forgangsraða verkefnum svo hægt sé að nýta sem best þær auðlindir (mannauð, fjármagn, tíma og fleira) sem við höfum aðgang að. Verkefnastofa forgangsraðar verkefnum í samráði við viðeigandi stjórnendur og/eða eigendur verkefna.
Eftirfarandi spurningar eru notaðar til viðmiðunar við forgangsröðun verkefna:
- Samræmist verkefnið stefnu og starfsáætlun Landspítala?
- Hefur verkefnið áhrif á öryggi og upplifun sjúklinga?
- Hefur verkefnið áhrif á fleiri en eina deild??
- Hefur verkefnið samlegðaráhrif?
- Er verkefnið áfangi eða grunnur í langtíma þróun?
Gildi Verkefnastofu
Verkefnastofa stýrir verkefnum með það markmið að gera ferla skilvirkari, draga úr sóun, bæta auðlindanýtingu og auka heildar skilvirkni heilbrigðisþjónustu. Verkefnastofa fylgir viðurkenndum stöðlum og bestu gagnreyndu þekkingu hverju sinni.
Verkefnastofa vinnur öll sín verkefni með velferð, öryggi og ánægju sjúklinga, starfsmanna og annarra hagsmunaaðila að leiðarljósi. Þetta felur einnig í sér að tryggja að framkvæmd verkefna skerði ekki öryggi sjúklinga eða starfsmanna.
Verkefnastofa skilar skilvirkri verkefnastýringu þvert á allan Landspítala. Verkefnastofa leggur sig fram við að ná tilsettum árangri í verkefnastýringu, að verkefni séu fagmannlega unnin og að þeim skilað á réttum tíma og innan kostnaðaráætlunar.