Föstudaginn 15. febrúar verða tölvukerfi röntgendeildar Landspítala uppfærð í nýtt og fullkomið kerfi frá AGFA, sem kallast Enterprise Imaging. Undirbúningur breytinganna hefur staðið lengi yfir og gangsetningin mun taka nokkra daga. Viðbúnaðurinn er mikill enda áhrif innleiðingarinnar á starfsemina afar víðtæk. Mikilvægt er að starfsfólk verði vel með á nótunum og sýni þolinmæði. Áríðandi er að starfsfólk fylgi beiðnum og rannsóknum sérstaklega vel eftir. Einhverjar tímabundnar tafir geta orðið í myndgreiningu og rannsóknum.
Langt undirbúningstímabil
Vinna við innleiðinguna hefur staðið yfir í rúmt ár og starfsfólk af ýmsum deildum komið að henni. Síðastliðnar vikur hafa umfangsmiklar prófanir verið í gangi og lokahnykkurinn er svo þjálfun starfsfólks sem fer fram þessar vikurnar. Eldri tölvukerfi röntgendeildar, Carestream RIS og AGFA Impax, verða núna aflögð.
Breyting á rannsóknakóðakerfi
Ásamt því að skipta um fyrrnefnd kerfi var ákveðið að nota tækifærið og breyta því rannsóknakóðakerfi sem hefur verið í notkun í fjöldamörg ár. Beiðnaútliti í Heilsugátt verður enn fremur breytt til samræmis. Rukkanir munu þó enn vera eftir gömlu rannsóknakóðunum.
Gangsetning tekur 3-4 daga
Gangsetningin 15. febrúar hefst stundvíslega kl. 16:00 og tekur alla helgina. Miðað er við að nýtt kerfi verði að fullu tilbúið fyrir almenna notkun á mánudagsmorgni. Eftir að Impax-kerfið hefur verið tekið úr notkun kl. 16 á föstudeginum verður áfram hægt að framkvæma og skoða bráðarannsóknir á myndgreiningartækjunum sjálfum.
Unnið eftir viðbragðsáætlun
Á þessum tíma er unnið eftir viðbragðsáætlun við framkvæmd rannsókna og úrlestur þeirra. Það ástand varir í um klukkustund, en þá verður nýja kerfið orðið virkt fyrir nauðsynlegar rannsóknir. Á sama tíma fer fram ýmis vinna við stillingar og prófanir. Því verður ekki um fulla notkun að ræða þessa helgi, aðeins nauðsynlegustu rannsóknir.
Mikill viðbúnaður
Þessa helgi verður mikill viðbúnaður á deildinni. Allt starfsfólk Landspítala sem unnið hefur í innleiðingunni, ásamt aðilum frá AGFA, verður til taks alla helgina sem og vikuna á eftir og aðstoðar starfsfólk við fyrstu skrefin í nýju kerfi.
Föstudagar bestir
Þess má geta að föstudagseftirmiðdagur var talinn heppilegasta tímasetningin fyrir skiptin þar sem umsvifin á deildinni eru minni um helgar en á virkum dögum. Það gefur því innleiðingarteyminu tíma til að framkvæma allar tengingar og prófanir sem nauðsynlegar eru fyrir venjulega starfsemi.
Nokkrir punktar
- Sérstaklega verður haft samband við núverandi notendur Impax kerfisins aðra en á röntgendeild (gjörgæslur, bráðadeild, skurðlækna ofl.).
- Sérstakt kynningarmyndband verður gert fyrir lækna til að vekja athygli á breytingum sem verða gerðar á rafrænum beiðnum.
- Sérstök upplýsingasíða verður virkjuð sem allt starfsfólk hefur aðgang að, þar sem hægt er að fylgjast með stöðu innleiðingarinnar hverju sinni. Síðan verður aðgengileg gegnum innri vef og samskiptamiðilinn Workplace.
- Á samskiptamiðlinum Workplace hefur verið stofnaður hópurinn (grúppan) "Innleiðing myndgreiningarkerfis", sem allt starfsfólk hefur aðgang að og getur notað til að eiga samskipti við innleiðingarteymið.Þá mun heilbrigðis- og upplýsingatæknideildin HUT veita almennum notendum þjónustu í símanúmerinu 1550 og gefa þar upplýsingar um stöðu innleiðingarinnar.
- Beint innanhússnúmer stjórnstöðvar innleiðingarteymis er 4400.
Mikil áhrif á starfsemina
Hér er um mjög umfangsmikla aðgerð að ræða á kerfi sem að öll starfsemi röntgendeildar byggir á. Truflun á RIS/PACS-kerfum, þótt hún sé aðeins í skamman tíma, hefur mikil áhrif á stafsemi deildarinnar og þar af leiðandi spítalans alls. Ekki er búist við tæknilegum vandræðum þó að ekki sé hægt að tryggja fullkomið hnökraleysi.
Að fylgja beiðnum vel eftir
Fyrir utan stærri tæknileg vandmál geta leynst hnökrar í uppsetningu kerfisins sem tengjast verklagi og vinnuflæði. Því er auðvitað hætta á að einstaka beiðnir, rannsóknir eða önnur gögn séu ekki sýnileg starfsfólki röntgendeildar á þeim tíma sem þarf á þeim að halda. Mikilvægt er því að allt starfsfólk Landspítala sé meðvitað um þessa áhættu og fylgi beiðnum og rannsóknum sjúklinga sérstaklega vel eftir í innleiðingarferlinu.
Tímabundnar tafir líklegar
Starfsfólk röntgendeildar þarf að læra á og tileinka sér notkun kerfisins á stuttum tíma. Það mun til dæmis koma niður á afköstum lækna við úrlestur. Ekki er hægt að útiloka að í byrjun komi þetta niður á starfseminni þótt kerfið sem slíkt muni leiða til aukinna afkasta og gæða í úrlestri rannsókna. Dregið gæti tímabundið úr afköstum og úrlestrartími rannsókna lengst á vikunum eftir innleiðingu.
Xero viewer
Mjög margt starfsfólk Landspítala skoðar myndir gegnum Heilsugátt (Xero viewer). Eftir uppfærsluna verður það áfram hægt. Þá verður nýrri og betri útgáfa hugbúnaðarins tekin í notkun. Ekki er talið nauðsynlegt að kenna sérstaklega á hana.
Samskiptavandi kerfa úr sögunni
Núverandi myndgeymslu- og bókunarkerfi Röntgendeildar eru komin til ára sinna og hæfa starfseminni í dag ekki sem skyldi. Kerfin eru frá sitt hvorum framleiðandanum og hafa samskipti þeirra á milli því oft á tíðum verið erfið. Með nýju lausninni eru bæði kerfin frá AGFA og því ætti þessi samskiptavandi að vera úr sögunni.